Relatório anual digital: saiba quais páginas são lidas

O relatório sai como um PDF de 60 páginas, aprovado em cima da hora e enviado como anexo. Ele vai para a página de relações com investidores, segue para os acionistas e é arquivado na semana seguinte. Ninguém na empresa sabe dizer quais quatro páginas alguém abriu. É isso que um link muda, não o design.

O analytics por página mostra quais quatro páginas foram lidas

Até agora essa pergunta era respondida com número de downloads, e download não é leitura. Publique o relatório num link e a aba de mapas de calor do analytics conta quantas vezes cada página foi aberta e quanto tempo prendeu a atenção, ao lado da duração da sessão, da divisão por dispositivo, das origens de tráfego e do país. Para a maioria das equipes de comunicação, são os primeiros dados reais sobre um documento que elas produzem todo ano. Você para de discutir se a seção de sustentabilidade funciona. Olha a página onde as aberturas param e leva isso ao conselho. Os mapas de calor ficam num plano pago: projetos gratuitos têm só a contagem de visualizações.

Parta do princípio de que todo leitor para na página cinco

Você não consegue obrigar ninguém a ler a página quarenta, então monte o relatório para quem desiste cedo e trate o resto como bônus. Aqui a ordem das seções trabalha mais do que o layout.

• Resumo de uma página logo depois da capa: os números principais, o ano em cinco linhas, as perspectivas. Se alguém ler só isso, o relatório cumpriu a função.
• A carta do presidente ou do CEO em seguida, limitada a uma página: ela fica num ponto por onde até o leitor que desiste cedo ainda passa.
• Seções narrativas que começam pela conclusão: diga o resultado na primeira linha e use o resto da página dupla para sustentar.
• Demonstrações financeiras por último, com uma saída: coloque um hotspot, uma área clicável, na página que abre o PDF auditado completo, para quem precisa dos números ao pé da letra.

Tabelas financeiras densas são onde o formato perde

Esta é a fraqueza real. Uma tabela diagramada para A4 vira imagem, e ficar dando zoom numa imagem no celular é um sofrimento. Há três saídas, em ordem de preferência. Divida a tabela em páginas por seção, para cada uma ficar legível no tamanho de leitura. Mantenha uma tabela resumida no flipbook e coloque um hotspot que abre a demonstração completa onde você hospeda o arquivo. Ou publique as demonstrações como página HTML e coloque o link, que é o que os analistas que copiam números do seu relatório queriam de qualquer forma.

O flipbook é a camada de apresentação, não o documento oficial

O conteúdo das páginas é armazenado como imagem, então um leitor de tela não encontra nada para ler. Se a sua organização tem obrigação legal ou contratual de publicar documentos acessíveis, como muitas empresas de capital aberto, órgãos públicos, entidades sem fins lucrativos e quem participa de licitações, o flipbook sozinho não cumpre essa exigência. Publique uma versão acessível em HTML ou em PDF com tags na mesma página e ligue uma à outra, para ninguém ter que procurar a versão que consegue usar. É uma exigência barata de atender.

As correções entram no link para onde o QR code já aponta

Um PDF reeditado é um arquivo novo, e ele precisa correr atrás de cada caixa de entrada que o antigo alcançou. Envie as páginas corrigidas e o mesmo link do projeto passa a mostrá-las, então o e-mail aos acionistas, a incorporação no portal de investidores e o QR code da edição impressa se atualizam juntos. Antes da publicação, você pode deixar o projeto não listado e colocar uma senha na página, e tirar a senha no dia, nas mesmas configurações de compartilhamento que controlam a visibilidade e o QR code. Encare essa senha como uma tranca de cortesia, não como um cofre: ela protege a página, não os links diretos das imagens, então números sob embargo continuam nos seus próprios sistemas até o dia. No i3Dify, que transforma o PDF do relatório nesse flipbook, o plano gratuito mantém a marca d'água e limita você a 3 projetos em 50 MB, que um relatório digitalizado pode ocupar sozinho. O Pro custa US$ 3 por mês, remove a marca, ativa o analytics e deixa o relatório no seu próprio domínio.

Um relatório publicado como link é um relatório que você corrige, incorpora e mede, e na próxima primavera você vai saber quais seções os stakeholders abriram de fato antes de encomendar o próximo. Comece pelo modelo de relatório anual.